Một số đặc điểm, thao tác chung trên chứng từ

Phân loại

BamBoo 10 chia chứng từ thành 2 loại là chứng từ kế toán và chứng từ vật tý trong đó:

Chứng từ kế toán bao gồm:

– PC: Phiếu chi tiền mặt

– PT: Phiếu thu tiền mặt.

– BC: Báo có tiền gửi ngân hàng.

– BN: Báo nợ tiền gửi ngân hàng (Ủy nhiệm chi).

– BT: Bù trừ công nợ của khách hàng.

– PK: Phiếu kế toán khác (Ðiều chỉnh hạch toán, bổ sung thuế,.)

– TD: Các chứng từ tự ðộng (Kết chuyển cuối kỳ, phân bổ, tính khấu hao,.).

– Phát sinh tài khoản ngoài bảng

Chứng từ vật tư, hàng hoá bao gồm:

– NM: Phiếu nhập kho khi mua hàng

– TP: Phiếu nhập kho thành phẩm

– CP: Chi phí mua hàng và thuế nhập khẩu

– PN: Phiếu nhập kho

– PX: Phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển

– LR: Phiếu xuất lắp ráp, chuyển thẻ

– HD: Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho

– TL: Nhập hàng bán trả lại

– XC: Phiếu xuất công cụ dụng cụ

Các phím chức năng dùng chung

Tượng tự như danh mục, đối với chứng từ người sử dụng cũng có thể dễ dàng nhìn thấy dòng hướng dẫn sử dụng các phím và tổ hợp phím tắt trên thanh tiêu đề của màn hình chứng từ.

– F2: Thêm mới chứng từ

– Ctrl + F2: Nhân bản một chứng từ mới từ chứng từ hiện thời

– F3: Sửa chứng từ hiện thời

– F7: In chứng từ, danh sách chứng từ hiện thời

– Ctrl + F7: Xem trước khi in chứng từ hiện thời

– F8: Xóa chứng từ, danh sách chứng từ hiện thời

– F9: Lọc chứng từ

– Ctrl + A: Chọn tất cả các chứng từ trong danh sách hiện thời

– Ctrl + U: Hủy chọn toàn bộ chứng từ được chọn trong danh sách hiện thời

– Spacebar: Chọn hoặc hủy chọn chứng từ hiện thời

– Esc: Thoát khởi chứng từ hiện thời

Truy cập chứng từ

Các cách khác nhau để truy cập một chứng từ:

Cách 1: Từ submenu “Du lieu” chọn tới chứng từ tương ứng cần truy cập.

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + D rồi nhấp ký tự gạch chân trong danh sách submenu đổ xuống.

Cách 3: Từ phân hệ chứa chứng từ trên Panel Phân hệ, nhấp chuột chọn tới chứng từ cần truy cập nằm giữa màn hình chính.

Lưu ý: Số lượng chứng từ xuất hiện trên màn hình, phụ thuộc vào hai tham số hệ thống là “Số ngày kể từ ngày chứng từ cuối cùng” và “Số tháng kể từ ngày chứng từ cuối cùng” được khai báo trong chức năng “Khai báo tham số hệ thống (dùng cho toàn chương trình)”.

Thoát khỏi chứng từ

Ðể thoát khỏi màn hình chứng từ hiện thời chúng ta có thể làm theo một trong các cách sau đây:

– Nhấn phím ESC 

– Nhấp nút “Thoát” ở phía cuối màn hình chứng từ

– Nhấp nút Close  phía góc phải trên của màn hình chứng từ

Các thông tin chung trên chứng từ

Thông tin

Giải thích

Mã chứng từ

Mã hiệu của chứng từ, 2 ký tự hoa, thuộc danh mục chứng từ (Khai báo sẵn trong chương trình). 

Ngày chứng từ

Ngày của chứng từ cập nhật theo khuôn dạng Ngày/Tháng/Năm (DD/MM/YYYY). Lưu ý năm phải là năm đang làm việc hiện thời và tháng phải kể từ tháng bắt đầu hạch toán.

Số chứng từ

Số chứng từ, lưu trữ tối đa 10 ký tự, được tự động cộng lên mỗi khi vào chứng từ mới. Tuy nhiên ta cũng có thể sửa số chứng từ theo ý muốn.

Ðối tượng

Là đối tượng liên quan tới chứng từ. Có thể là đối tượng nộp tiền, đối tượng nhận tiền, người mua, người bán. Ðối tượng này phải tồn tại trong danh mục đối tượng của chương trình.

Ông, bà

Tên cụ thể của người, đối tượng (Nếu có), có thể tự động lên nếu khai báo ở mục đối tác trong danh mục đối tượng. Trong phiếu thu là người nộp tiền, phiếu chi là người lĩnh, hóa đơn là tên người mua.

Ðịa chỉ

Tự động lên nếu đã khai báo trong danh mục đối tượng cũng có thể thêm mới, sửa đổi nếu cần thiết.

Tài khoản nợ

Tài khoản nợ của chứng từ.

Tài khoản có

Tài khoản có của chứng từ.

Mã tiền tệ

Loại tiền phát sinh.

Tỷ giá

Tỷ giá của chứng từ. Trong trường hợp phát sinh bằng tiền VNÐ thì tỷ giá bằng 1

Tiền nguyên tệ

Là số tiền nguyên tệ phát sinh của một nghiệp vụ trên chứng từ. Nếu Mã tiền tệ là loại tiền nào thì thông tin này là giá trị của loại tiền đó

Tiền hạch toán

Là giá trị được tính theo đồng tiền hạch toán của chương trình.

Số chứng từ đi kèm

Số hiệu của chứng từ có liên quan.

Ngày chứng từ đi kèm 

Ngày phát sinh của chứng từ đi kèm.

Thuế VAT

Mã của loại thuế VAT được dùng trong danh mục biểu thuế.

Thuế GTGT

Thuế GTGT (Nếu có).

Tài khoản nợ GTGT

Tài khoản nợ của định khoản thuế GTGT.

Tài khoản có GTGT

Tài khoản có của định khoản thuế GTGT.

Ðối tượng GTGT

Với hóa ðõn bán hàng là tên đối tượng được viết trên hóa đơn GTGT, còn với trýờng hợp mua hàng là tên đơn vị xuất hóa đơn GTGT. Thông tin này dùng để lên bảng kê thuế GTGT

Mã số thuế

Mã số thuế của đối tượng GTGT

Mã vật tư

Mã mặt hàng đã khai báo trong danh mục.

Số lượng

Số lượng của vật tư.

Giá

Ðơn giá của mặt hàng

Hạn thanh toán

Hạn thanh toán trên hóa đơn bán hàng.

Thanh toán cho hóa đơn

Liệt kê các hóa đơn mà chứng chứng từ thanh toán.

Hợp đồng

Mã hợp đồng liên quan đến chứng từ. 

Khoản mục phí

Khoản mục mà chứng từ có liên quan đến chi phí cần quản lý theo các yếu tố như: Tiền điện, tiền nýớc, tiếp khách,.

Sản phẩm

Mã sản phẩm mà chứng từ có liên quan đến chi phí để sản xuất.

Mã nhập xuất

Mã dạng nhập xuất của chứng từ

Tỷ lệ % chiết khấu

Tỷ lệ chiết khấu trừ vào giá bán

Tự động áp giá xuất

Chọn – Tự động áp giá xuất do chương trình tính bằng chức năng tính giá vồn, không chọn – Không cho áp giá xuất.

Mã Nx

Mã nghiệp vụ (giao dịch) của chứng từ

Trạng thái

Là trạng thái của chứng từ, thông tin này nhận một trong 5 giá trị sau là: 1 – Chờ duyệt, 2 – Ðã duyệt, chờ hoàn thiện, 3 – Hoàn thiện kho, chýa ðịnh khoản, 4 – Ðã hoàn thiện, 5 – Ðã khóa

Thêm mới chứng từ

Dưới đây là các bước thêm mới một chứng từ:

Bước 1: Từ màn hình chứng từ nhấp chọn nút “Thêm” hoặc nhấn phím F2, màn hình nhập chứng từ mới xuất hiện như hình dưới đây:

Bước 2: Ðiền thông tin và thực hiện các thao tác cần thiết cho chứng từ đang thêm mới.

Bước 3: Nhấp chọn nút “Chấp nhận” (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter) để lưu lại chứng từ

Lưu ý: Trong quá trình thêm mới nếu không muốn tiếp tục (hủy bỏ thao tác), hãy nhấp chọn nút “Hủy bỏ” hoặc nhấn phím ESC.

Nhân bản chứng từ

Về cơ bản chức năng này tương tự như khi thêm mới một chứng từ tuy nhiên với chứng từ được thêm mới bằng cách nhân bản thì phần lớn nội dung sẽ được sao chép từ chứng từ hiện thời.

Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Từ màn hình chứng từ nhấn tổ hợp phím Ctrl + F2.

Bước 2: Trên màn hình thêm mới chứng từ hãy sửa đổi, bổ sung và thực hiện các thao tác cần thiết cho chứng từ đang thêm mới.

Bước 3: Nhấp chọn nút “Chấp nhận” (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter) để lưu lại chứng từ

Lưu ý: Trong quá trình nhân bản một chứng từ nếu không muốn tiếp tục (hủy bỏ thao tác), hãy nhấp chọn nút “Hủy bỏ” hoặc nhấn phím ESC.

Sửa đổi chứng từ

Dưới đây là các bước sửa đổi một chứng từ:

Bước 1: Từ màn hình danh sách chứng từ, chọn tới chứng từ cần sửa đổi

Bước 2: Nhấp chọn nút “Sửa” hoặc nhấn phím F3 để mở màn hình sửa chứng từ.

Bước 3: Trên màn hình sửa chứng từ thực hiện sửa đổi những thông tin cần thiết

Bước 4: Nhấp chọn nút “Chấp nhận” (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter)

Lưu ý: Trong quá trình sửa đổi nếu không muốn tiếp tục (hủy bỏ thao tác), hãy nhấp chọn nút “Hủy bỏ” hoặc nhấn phím ESC.

Lọc chứng từ

Chức năng này dùng để lọc ra các chứng từ với những điều kiện lọc cho trước.

Dưới đây là các bước thực hiện lọc chứng từ:

Bước 1: Từ màn hình danh sách chứng từ nhấp chọn nút “Lọc” hoặc nhấn phím F9, cửa sổ lọc chứng từ sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Lọc chứng từ

Bước 2: Khai báo những điều kiện lọc cần thiết

Bước 3: Nhấp chọn nút “Chấp nhận” (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter)

Chọn chứng từ

Ngoài cách dùng chuột hay di chuyển vệt sáng bằng bàn phím để chọn một chứng từ bất kỳ trên màn hình danh sách chứng từ người dùng còn có thể chọn nhiều chứng từ cùng lúc.

Dưới đây là 2 cách khác nhau để chọn hoặc hủy chọn nhiều chứng từ một lúc:

Cách 1: Di chuyển tới chứng từ cần chọn (hoặc hủy chọn) rồi nhấn phím Spacebar.

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + U để hủy chọn) tất cả chứng từ có trong danh sách.

Lưu ý: Những chứng từ được chọn sẽ có mầu xanh sẫm

Xóa chứng từ

Dưới đây là các bước xóa một chứng từ:

Bước 1: Chọn tới một hoặc nhiều chứng từ cần xóa (Xem lại phần “Chọn chứng từ” để có thể chọn nhiều chứng từ cùng lúc)

Bước 2: Nhấp chọn nút “Xóa” hoặc nhấn phím F8, một hộp thông báo xuất hiện yêu cầu người dùng xác nhận thao tác xóa chứng từ.

Bước 3: Trên hộp thoại xác nhận xóa chứng từ chọn Yes để chương trình tự động xóa chứng từ, ngược lại chọn No để hủy thao tác.

Xem chứng từ trước khi in

Dưới đây là các bước xem chứng từ trước khi in:

Bước 1: Chọn chứng từ cần xem trước khi in

Bước 2: Nhấp chọn nút “Xem” hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F7

In chứng từ

Dưới đây là các bước in chứng từ:

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều chứng từ cần in

Bước 2: Nhấp chọn nút “In” hoặc nhấn phím F7

Khai báo thông tin mặc định trên chứng từ

Dưới đây là các bước khai báo thêm thông tin mặc định trên chứng từ:

Bước 1: Từ màn hình thêm hoặc sửa chứng từ nhấp chọn nút “Khai báo” ở góc phải phía dưới.

Hộp thoại khai báo chứng từ xuất hiện, dưới đây là chi tiết các thông tin trên hộp thoại này:

Mã chứng từ: Mã chứng từ là cố ðịnh không được phép thay đổi.

Tiêu đề: Tiêu đề khi in chứng từ.

Ðịnh dạng số chứng từ: Người dùng có thể định dạng lại quy cách của số chứng từ, khi thêm mới số chứng từ sẽ tự tăng phụ thuộc vào ký tự # được đặt trong dấu nháy kép.

Phần mở rộng số chứng từ: Người dùng có thể thêm phần mở rộng cho số chứng từ, tham số này tương tự như khi khai báo “tham số chứng từ” trong phần hệ thống.

– Các thông tin còn lại tương đối tường minh, hãy tự tìm hiểu và khai báo cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Bước 2: Khai báo những thông tin cần bổ sung hay lược bớt trên màn hình cập nhập chứng từ

Bước 3: Nhấp chọn nút “Chấp nhận” (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter).

Di chuyển qua lại giữa các Tab trên màn hình cập nhật chứng từ

Dưới đây là các bước thực hiện:

Cách 1: Nhấp chuột trực tiếp vào Tab cần thao tác

Cách 2: Tại lưới nhập chi tiết của chứng từ nhấn phím F4

Một số lưu ý khi nhập liệu trên chứng từ

– Nếu có một chứng từ cùng số, chương trình sẽ thông báo và người sử dụng có thể tuỳ chọn nhập tiếp hoặc không.

– Khi lưu một chứng từ chương trình sẽ tự động kiểm tra, phát hiện và loại bỏ những dòng nghiệp vụ mà số tiền phát sinh bằng 0 (Với chứng từ kế toán), hoặc số lượng và tiền phát sinh bằng 0 (Với chứng từ vật tư).

– Ðể thêm một dòng chi tiết mới vào chứng từ hãy để con trỏ tại cột cuối cùng của dòng trước đó rồi nhấn phím Enter.

– Khi có hai dòng định khoản trở lên để gõ diễn giải chi tiết cho từng định khoản hãy nhấp chọn Tab “Chi tiết 2” sau đó nhập diễn giải riêng cho chúng.

Kê khai hóa đơn giá trị gia tăng

– Kê khai hóa đơn giá trị gia tăng cho các chứng từ kế toán: Ðối với các chứng từ kế toán chương trình cho phép kê khai một hoặc nhiều hóa đơn giá trị gia tăng khác nhau trên cùng một chứng từ bằng cách tạo ra nhiều dòng chứng từ chi tiết tương ứng. Mỗi dòng chi tiết này sẽ chứa những thông tin liên quan đến một hóa đơn giá trị gia tăng được kê khai. Người dùng có thể dễ dàng tìm thấy những thông tin này trong Tab “Chi tiết 2” của màn hình cập nhật chứng từ. 

Dưới đây là những thông tin về hóa đơn giá trị gia tăng trên chứng từ kế toán.

Thông tin

Diễn giải

VAT

Mã thuế VAT thuộc danh mục biểu thuế

Tiền thuế VAT

Tiền nguyên tệ thuế VAT = Tiền hàng * Phần trăm thuế VAT

Tk Nợ VAT

Tài khoản nợ định khoản thuế VAT

Tk Có VAT

Tài khoản có định khoản thuế VAT

Số HÐ VAT

Số hóa đơn VAT

Ngày HÐ VAT

Ngày hóa đơn VAT

Số seri HÐ VAT

Số seri của hóa đơn VAT

Mặt hàng (VAT)

Mặt hàng trên hóa đơn VAT

Tên ÐT thuế VAT

Tên đối tượng trên hóa đơn VAT

Mã số thuế VAT

Mã số thuế của đối tượng VAT

Diễn giải

Diễn giải chi tiết cho từng nghiệp vụ

– Kê khai hóa đơn giá trị gia tăng cho các chứng từ vật tư: Khác với chứng từ kế toán, trên mỗi chứng từ vật tư chỉ cho phép khai báo duy nhất một hóa đơn giá trị gia tăng. Chính vì lý do này những thông tin liên quan đến hóa đơn giá trị gia tăng không còn được bộ trí trên lưới chi tiết mà được đưa xuống phía dưới của màn hình cập nhật chứng từ vật tư.

Ý nghĩa những thông tin này tương tự nhý phần chứng từ kế toán


3 thoughts on “Một số đặc điểm, thao tác chung trên chứng từ

  1. Pingback: Danh mục vùng, địa bàn trên phần mềm kế toán BamBoo

  2. Pingback: Danh mục nhóm vật tư trên phần mềm kế toán BamBoo

  3. Pingback: Cho phép lưu trữ các phiếu nhập kho thành phẩm sản xuất ra trong kỳ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *